Świętochłowice, dnia 11.05.2021

Sprawa numer 3210-4

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zapytanie ofertowe na: dzierżawę drukarek wielofunkcyjnych wraz z obsługą serwisową i dostawą materiałów eksploatacyjnych dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach                          nr 3210-4

I. Zamawiający:

1. Nazwa i adres Zamawiającego:

Ośrodek Pomocy Społecznej w Świętochłowicach

ul. Katowicka 35, 41-600 Świętochłowice

Strona internetowa:www.ops.swietochlowice.pl

2. Komórka organizacyjna:

- przeprowadzająca konkurs ofert – Dział Organizacyjno-Prawny

ul. Katowicka 35, 41-600 Świętochłowice

tel.: 32 2454-860 w 59,

e-mail:ihyska@ops-sw.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia:

Trybem udzielenia zamówienia jest postępowanie zapytanie ofertowe

III. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Dzierżawa wraz z serwisem 4 szt. poleasingowych urządzeń wielofunkcyjnych - w ramach miesięcznej opłaty za dzierżawę (czynsz) oraz opłatę za wykonane wydruki wraz z kompleksową usługą wymiany oraz dostawy materiałów eksploatacyjnych i serwisowych.

2. Zapewnienie ciągłości pracy 4 szt. dzierżawionych urządzeń oraz urządzeń będących własnością Zamawiającego (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego), w tym ich naprawy, konserwacje i przeglądy oraz dostawa materiałów eksploatacyjnych i serwisowych.

3. Dzierżawione drukarki muszą być wyposażone w „wydruk zabezpieczony” – zabezpieczenie drukowania, skanowania i kopiowania poprzez autoryzację kodem PIN. Po wysłaniu pliku do kolejki wydruku jest on przenoszony na papier dopiero w momencie fizycznej autoryzacji danego użytkownika przy urządzeniu z użyciem kod PIN.

4. Specyfikacje urządzeń.

4.1.Urządzenia do dzierżawy:

· Monochromatyczne urządzenie wielofunkcyjne A4— 3 szt.

· Kolorowe urządzenie wielofunkcyjne A3 — 1 szt.

Do oferty należy załączyć specyfikację techniczne oferowanych urządzeń potwierdzające spełnianie wymagań Zamawiającego.

4.2.Szczegółowe parametry techniczne urządzeń są opisane w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego (specyfikacja techniczna).

4.3 Miejsca świadczenia usługi ( transport, montaż oraz uruchomienie i serwis):

· ul. Katowicka 35 – 2 sztuki (1 urządzenie kolorowe 1 czarno-białe)

· ul. Bytomska 8 – 2 sztuki (2 urządzenia czarno-białe)

Kody na podstawie wspólnego słownika zamówień CPV:

50323000-5 Naprawa i konserwacja komputerowych urządzeń peryferyjnych

48421000-5 Pakiety oprogramowania do zarządzania urządzeniami

30232110-8 Drukarki laserowe

IV. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz ocena spełniania tych warunków:

Zamawiający nie określa żadnych warunków udziału w postępowaniu.

V. Kryteria oceny ofert w danej części zamówienia:

Zamawiający przy wyborze Wykonawcy posługiwał się będzie następującymi kryteriami:

1) Kryterium 1- CENA - 50 %

2) Kryterium 11- CZAS DOSTAWY TONERÓW -15%

3) Kryterium 111 - CZAS REAKCJI SERWISOWEJ - 15 %

4) Kryterium 1111- W ramach czynszu dzierżawionego Dzierżawca otrzymuje do wykorzystania ………. kopie/wydruki A4 czarno białe oraz …………….wydruki/kopie A4 kolorowe – 20%. (zgodnie ze złożona ofertą).

1. Cena wykonania zamówienia C —50%, max. liczba punktów 50:

C — Liczba punktów = Cn/Cb x 50 pkt

gdzie:

Cn — najniższa cena ofertowa brutto

Cb - cena brutto badanej oferty

C — liczba punktów za kryterium: cena

Cena podana przez Wykonawcę w formularzu ofertowym (zał. 3) musi być wyrażona w PLN

2. Czas dostawy tonera — T 15%, max. liczba punktów 15.

Czas dostawy tonera i jego punktacja:

Czas dostawy tonera do 1 dnia roboczego od zgłoszenia — 15 pkt Czas dostawy tonera do 2 dni roboczych od zgłoszenia — 10 pkt

Czas dostawy tonera powyżej 2 dni roboczych od zgłoszenia — 0 pkt

Czas dostawy tonera to okres następujących po sobie dni roboczych (dni robocze to dni pracy Zamawiającego od poniedziałku do piątku z wyjątkiem świąt i dni ustawowo wolnych od pracy). od przyjęcia zawiadomienia za przyjęcie zawiadomienia uważa się: informację z oprogramowania udostępnionego przez Wykonawcę lub moment wprowadzenia informacji do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby Wykonawca mógł się zapoznać z jej treścią do momentu dostawy tonera w miejsce wyznaczone przez Zamawiającego. Maksymalny czas dostawy tonera to 3 dni robocze od zgłoszenia.

3. Czas reakcji serwisowej — S 15%, max. liczba punktów 15.

Czas reakcji serwisowej i jego punktacja:

Czas reakcji serwisowej w ciągu 1 dnia roboczego od zgłoszenia — 15 pkt

Czas reakcji serwisowej w ciągu 2 dni roboczych od zgłoszenia — 10 pkt

Czas reakcji serwisowej w ciągu 3 dni roboczych od zgłoszenia — 5 pkt Czas reakcji serwisowej w ciągu 4 dni roboczych od zgłoszenia — 0 pkt

Czas reakcji serwisowej to okres następujących po sobie dni roboczych (dni robocze to dni pracy Zamawiającego od poniedziałku do piątku z wyjątkiem świąt i dni ustawowo wolnych od pracy.) od przyjęcia zawiadomienia (za przyjęcie zawiadomienia uważa się: informację z oprogramowania udostępnionego przez Wykonawcę lub moment wprowadzenia informacji do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby Wykonawca mógł się zapoznać z jej treścią) do przywrócenia sprawności urządzenia lub jego wymiany na inne sprawne urządzenie o adekwatnych parametrach.

4. Wykonawca, który zaoferował najwyższą ilość kopi/wydruków A4 czarno-białe oraz kopi/wydruków A4 kolorowych otrzymuje 15 pkt. Pozostali proporcjonalnie mniej

D -Ilość pkt przyznana danej ofercie = x 15% x 100

5. Razem ocena obejmujeL = C + T + S + D

Gdzie:

L — łączna liczba punktów przyznana ofercie.

C - liczba punktów za kryterium: cena wykonania zamówienia.

T — liczba punktów za kryterium: czas dostawy tonera.

S- liczba punktów za kryterium: czas reakcji serwisowej.

D- ilość wydruków proponowana przez wykonawcę

VI. Podstawowe warunki realizacji zamówienia:

1. Kompleksowa usługa wymiany oraz dostawy materiałów eksploatacyjnych i serwisowych - w tym konserwacji i bieżącej naprawy urządzenia, dostarczenia oryginalnych (dopuszczonych i akceptowanych przez producenta urządzenia) materiałów eksploatacyjnych, takich jak elementy światłoczułe, tonery itp. oraz części serwisowych.

2. Przez kompleksową usługę wymiany oraz dostawy materiałów eksploatacyjnych Zamawiający rozumie dostarczenie oraz wymianę materiałów eksploatacyjnych przez pracownika firmy realizującej usługę. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dostarczenia materiałów eksploatacyjnych przez kuriera i wymianę materiałów eksploatacyjnych czy serwisowych przez pracownika Zamawiającego (za wyjątkiem tonerów).

Wykonawca gwarantuje dostawy tonerów do miejsca wskazanego przez Zamawiającego. Wymiany tonerów mogą być wykonywane przez upoważnionych pracowników Zamawiającego.

3. Przedmiotem zamówienia jest ponadto dostawa, instalacja i wdrożenie oprogramowania zliczającego wydruki.

a) System zarządzania musi zapewniać:

· pełną kontrolę kosztów wydruków dla poszczególnych urządzeń drukujących;

· pełną kontrolę ilości wydruków (stron) dla poszczególnych urządzeń drukujących;

· pełną kontrolę stanów materiałów eksploatacyjnych poszczególnych urządzeń drukujących;

· sczytanie historii błędów — zacięcie papieru, otwarta pokrywa, ilość tonera, informację; wymiana tonerów;

· prowadzenie bazy danych napraw serwisowych.

b) Zamawiający jest zwolniony z potrzeby "ręcznego” kontrolowania stanu liczników - nie dopuszcza się możliwości odczytywania liczników urządzeń własnymi siłami oraz przekazywanie tej informacji Wykonawcy.

c) Dostawa materiałów eksploatacyjnych odbywać się ma automatycznie do Zamawiającego bez dodatkowych zleceń lub zamówień z jego strony, jednakże Zamawiający zastrzega sobie taką możliwość w szczególnych przypadkach, tj. braku możliwości zainstalowania oprogramowania (agentów).

4. Wykonawca przy współpracy z Zamawiającym przeprowadzi pełną inwentaryzację sprzętu, nadając wszystkim urządzeniom, objętym obsługą, indywidualne numery inwentarzowe, do których zostaną przypisane rzeczywiste lokalizacje urządzeń, mających być przedmiotem usługi. Wykonawca w trakcie przeprowadzenia inwentaryzacji urządzeń drukujących zobowiązany będzie do zebrania z każdego z urządzeń informacji dotyczących producenta, modelu oraz marki producenta urządzenia, nadanego numeru inwentarzowego, numeru seryjnego urządzenia, wydrukowania strony statusowej z licznikami, przypisania ośrodków kosztowych MPK do urządzenia oraz jednostek organizacyjnych.

1. Wykonawca sporządzi zestawienie z przeprowadzonej inwentaryzacji w formie tabelarycznej oraz dostarczy je Zamawiającemu w formie arkusza kalkulacyjnego w terminie do 7 dni roboczych od dnia ukończenia inwentaryzacji.
2. W momencie startowego uruchomienia systemu Wykonawca wygeneruje raport początkowy, informujący o stanie liczników poszczególnych urządzeń drukujących.

7. Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego odbioru i utylizacji wszelkich zużytych części i materiałów eksploatacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

8. Serwis urządzeń i ewentualne naprawy oraz dostawy tonerów, dostawa i instalacja oprogramowania powinny być zawarte w oferowanej cenie.

VII. Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu za pomocą platformy zakupowej https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

2. Wyliczoną cenę (ogólna wartość brutto) należy wpisać do formularza oferty na platformie zakupowej, a formularz ofertowy należy podpisać i załączyć jego skan

Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty:

- formularz ofertowy — zał. Nr 3, oraz specyfikację techniczne urządzeń potwierdzającą spełnianie wymagań Zamawiającego,

3. Zaoferowana cena musi zawierać wszelkie koszty związane z kompleksową realizacją zamówienia, w tym m.in. serwis urządzenia, ewentualne naprawy, koszt materiałów eksploatacyjnych i serwisowych ( w tym tonerów), dostawę i instalację oprogramowania zliczającego wydruki, koszt dostawy oraz montażu i uruchomienia urządzeń, a także należne opłaty i podatki, w tym podatek od towarów i usług VAT.

4. Jeden Wykonawca może złożyć jedną ofertę.

5. Oferta musi być sporządzona pisemnie w języku polskim.

6. Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom określonym w zapytaniu ofertowym wraz z załącznikami.

7. W każdym czasie przed upływem terminu przewidzianego na składanie ofert Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę.

8. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu ich otwarcia.

9. Cena oferty musi być podana w złotych, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, cyframi i słownie. Cena – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 z uwzględnieniem
art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 09 maja 2014r. o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j. Dz. U. 2019 poz. 178).

10. Cena oferty to całkowite wynagrodzenie ryczałtowe brutto za wykonanie zamówienia.

11. Cena musi obejmować wszelkie prace i czynności jakie z technicznego punktu widzenia są konieczne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia.

12. Wyliczoną cenę na podstawie opisu przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu cenowym,
Wykonawca wpisuje w odpowiednim miejscu formularza ofertowego. Zamawiający wymaga, by wartości liczbowe w ofercie podawać z dokładnością do 4 miejsc po przecinku.

13. Cenę zamówienia Wykonawca ma podać w wartości netto, wyliczyć VAT w złotych,
a następnie poprzez zsumowanie wartości netto i VAT wyliczyć cenę tj. wypełnić Formularz ofertowy.

14. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia ilości sztuk wyżej wymienionych narzędzi o nie więcej niż 2 sztuki zamówienia podstawowego. Wykonawca składając ofertę potwierdza możliwość zrealizowania zwiększonego zakresu zamówienia.

VIII. Miejsce i termin składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć na Platformie zakupowej

https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

2. Termin składania ofert wyznacza się na dzień 24.05.201 r. do godziny 10⁰⁰.

3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 24.05.2021 r. o godzinie 10³⁰ w Ośrodku Pomocy Społecznej przy ul. Katowickiej 35.

4. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu przewidzianym na składanie ofert.

IX. Informacja o sposobie porozumiewania się i przekazywaniu informacji:

1. Wszelką korespondencja oraz składanie ofert odbywa się za pomocą platformy zakupowej Wykonawcy zapytania składają na adres:https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

2. Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami :

Izabela Hyska -e-mail:ihyska@ops-sw.pl - w zakresie procedury.

Tomasz Flakus – e-mail:t.flakus@swietochlowice.pl – w zakresie zamówienia

3. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający w przypadku zasadności udzielenia odpowiedzi udzieli odpowiedzi, a treść wyjaśnień zamieści na stroniehttps://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html bez wskazywania źródła zapytań.

4. Zamawiający może zmienić treść zapytania ofertowego i załączników w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert. Dokonując zmiany Zamawiający uwzględnia czas niezbędny na wprowadzenie zmian w ofertach.

X. Pozostałe informacje:

1. Składając ofertę Wykonawca akceptuje warunki Zamawiającego zawarte w zapytaniu ofertowym wraz z załącznikami.

2. Podczas badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców:

a) wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert;

b) jednokrotnego uzupełnienia oświadczeń i dokumentów.

3. Zamawiający poprawia w ofercie, która podlega ocenie:

a) oczywiste omyłki pisarskie;

b) omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;

c) za zgodą wykonawcy – inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

4. Ocenie nie będą podlegać oferty, które:

a) nie odpowiadają wymaganiom Zamawiającego określonym w zapytaniu ofertowym,
z zastrzeżeniem pkt 2 i 3 powyżej;

b) ich złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

c) zawierają cenę stanowiącą jednocześnie mniej niż 50% średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert i mniej niż 50% kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający uzna, iż możliwe jest wykonanie zamówienia za zaoferowaną cenę, w szczególności na podstawie wyjaśnień Wykonawcy;

d) zostały złożone przez Wykonawców, którzy w terminie 1 dnia od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodzili się na poprawienie omyłek, o których mowa w pkt 3.c. powyżej;

e) zawierają nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania;

f) są nieważne na podstawie odrębnych przepisów;

g) zawierają błędy lub omyłki, które nie podlegają poprawieniu na podstawie pkt 3 powyżej;

h) zostały złożone przez Wykonawców, którzy w sposób zawiniony poważnie naruszyli obowiązki zawodowe, w szczególności, gdy wykonawcy w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonali lub nienależycie wykonali zamówienie, co Zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych;

i) zostały złożone przez Wykonawców, którzy z przyczyn leżących po ich stronie, nie wykonali albo nienależycie wykonali w istotnym stopniu wcześniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego, co doprowadziło do rozwiązania umowy lub zasądzenia odszkodowania;

j) zostały złożone po terminie.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowegojeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego w każdej chwili, bez podania przyczyny.

7. Ogłoszenie o wyborze Wykonawcy zostanie opublikowane na platformie przetargowej :https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

8. Termin wykonania zamówienia przez okres 12 miesięcy od dnia przekazania urządzeń oraz sporządzenia i podpisania protokołu instalacji przez Zamawiającego.

9. Zamawiający zastrzega możliwość realizacji zamówienia w podziale na etapy:

Etap 1: ul. Bytomska – 7 dni od daty zawarcia umowy

Etap 2: ul. Katowicka – 14 dni od zawarcia umowy.

XI . Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych:

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1),dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

2. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej z siedzibą przy ul. Katowickiej 35, 41-600 Świętochłowice, reprezentowane przez Dyrektora;

3. dane kontaktowe inspektora ochrony danych: Ośrodek Pomocy Społecznej z siedzibą przy ul. Katowickiej 35, 41-600 Świętochłowicee-mail:iodo@ops-sw.pl;

4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. cRODO w celuzwiązanym
z niniejszym konkursem o numerze referencyjnym3210-7 EU;

5. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona będzie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;

6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w lit. c powyżej, a po tym czasie przez okres określony przepisami obowiązującego prawa;

7. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym pośrednio w przepisach ustawy Pzporaz z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych;

8. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

9. posiada Pani/Pan:

1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

10. nie przysługuje Pani/Panu:

1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Załączniki:

1. Załącznik nr 1 wykaz urządzeń będący własnością zamawiającego

2. Załącznik nr 2 specyfikacja techniczna

3. Formularz ofertowy

4. Wzór umowy