Świętochłowice, dnia 10.12.2020 roku.

Sprawa numer 3210-19

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zapytanie ofertowe na:usług pogrzebowych (zmarłym po których nie przysługuje zasiłek pogrzebowy) na zlecenie Zamawiającego, na cmentarzach parafialnych w granicach miasta Świętochłowice na rok 2021 (ok. 17 usług pogrzebowych) zgodnie z wyznaniem zmarłego.– nr 3210-19

I. Zamawiający:

1. Nazwa i adres Zamawiającego:

Ośrodek Pomocy Społecznej w Świętochłowicach

ul. Katowicka 35, 41-600 Świętochłowice

Strona internetowa:www.ops-sw.pl

2. Komórka organizacyjna:

- przeprowadzająca konkurs ofert – Dział Organizacyjno-Prawny

ul. Katowicka 35, 41-600 Świętochłowice

tel.: 32 2454-860 w 59,

e-mail:ihyska@ops-sw.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia:

Trybem udzielenia zamówienia jest postępowanie zapytanie ofertowe

III. Przedmiot zamówienia:

1. Pogrzeb tradycyjny osoby dorosłej - prognozowana ilość wykonanych pochówków podczas obowiązywania umowy w okresie od 01.01.2021 do 31.12.2021. ilość –10
2. Pogrzeb z kremacją (osoby dorosłej) - prognozowana ilość wykonanych pochówków podczas obowiązywania umowy w okresie od 01.01.2021 do 31.12.2021. ilość –4
3. Pogrzeb tradycyjny osoby dorosłej zmarłej na chorobę wywołaną wirusem SARS-CoV-2 (COVID-19) - prognozowana ilość wykonanych pochówków podczas obowiązywania umowy w okresie od 01.01.2021 do 31.12.2021. ilość – 1
4. Pogrzeb z kremacją osoby dorosłej zmarłych na chorobę wywołaną wirusem SARS-CoV-2 (COVID-19) - prognozowana ilość wykonanych pochówków podczas obowiązywania umowy w okresie od 01.01.2021 do 31.12.2021. ilość – 1
5. Pogrzeb dziecka tradycyjny, z kremacją lub zmarłego na chorobę wywołaną wirusem SARS-CoV-2 (COVID-19) - prognozowana ilość wykonanych pochówków podczas obowiązywania umowy w okresie od 01.01.2021 do 31.12.2021. ilość – 1

Podane ilości są szacunkowe i mogą ulec zmianie.

III. Opis przedmiotu zamówienia:

A.W przypadku pogrzebu tradycyjnego:

1. odbiór zwłok z miejsca wskazanego przez Zamawiającego i ich transport (niezależnie od ilości km),
2. przygotowanie zwłok do pogrzebu (niezależnie od stanu zwłok),
3. trumna drewniana lakierowana z podstawowymi akcesoriami,
4. przechowywanie zwłok w chłodni lub w Domu Pogrzebowym (niezależnie od okresu przechowywania zwłok),
5. poinformowanie rodziny i znajomych zmarłego o dacie i miejscu pogrzebu, w sposób przyjęty zwyczajowo*
6. umożliwienie rodzinie i znajomym ostatnie pożegnanie ze zmarłym,
7. palma z około 15 kwiatów,
8. transport trumny ze zwłokami na cmentarz wskazany przez Zamawiającego (niezależnie od ilości km),
9. wykopanie i zakopanie grobu (niezależnie od pory roku), prawidłowe uformowanie gruntu, ustawienie obudowy drewnianej i oznaczenie grobu tabliczką, zgodnie z wyznaniem zmarłego i wymogami cmentarza.

*ustalenie z rodziną, a w przypadku braku rodziny, z inną osobą, wszystkich niezbędnych formalności związanych z ceremonią pogrzebową. Przygotowanie pisemnej informacji (klepsydry) o miejscu i terminie ceremonii pogrzebowej i zadbanie o jej rozplakatowanie.

B. W przypadku kremacji (osoby dorosłej lub dziecka):

1. odbiór zwłok z miejsca wskazanego przez Zamawiającego i ich transport (niezależnie od ilości km),
2. przygotowanie zwłok do pogrzebu (niezależnie od stanu zwłok),
3. trumna do kremacji zwłok,
4. przechowywanie zwłok w chłodni lub w Domu Pogrzebowym (niezależnie od okresu przechowywania zwłok),
5. przewóz zwłok karawanem (niezależnie od ilości km),
6. poinformowanie rodziny i znajomych zmarłego o dacie i miejscu pogrzebu w sposób przyjęty zwyczajowo,
7. umożliwienie rodzinie i znajomym ostatnie pożegnanie ze zmarłym,
8. palma z około 15 kwiatów,
9. kremacja zwłok,
10. dostarczenie urny i jej pochowanie (niezależnie od ilości km), prawidłowe uformowanie gruntu, ustawienie obudowy drewnianej i oznaczenie grobu tabliczką, zgodnie z wyznaniem zmarłego i wymogami cmentarza.

C. W przypadku zwłok osób zmarłych na chorobę wywołaną wirusem SARS-CoV-2

(COVID-19) – ofertę proszę przygotować zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia

z dnia 3.04.2020 r. (Dz. U. 2020 poz. 585) :

1) w przypadku kremacji,

2) w przypadku tradycyjnego pochówku.

W przypadku pochówku dziecka do lat pięciu koszt usługi nie może przekroczyć 50% kosztów

pogrzebu osoby dorosłej.

Całkowity koszt usług niniejszego przedmiotu zamówienia będzie cena, która nie może ulec zmianie w trakcie trwania umowy. Wykonawcy muszą precyzyjnie wycenić koszt tych usług.

Kod na podstawie wspólnego słownika zamówień CPV:

Kod CPV: 85312400-3 - Usługi opieki społecznej nieświadczone przez ośrodki pobytowe

kod CPV - 983710000-4 - usługi pogrzebowe

IV. Termin realizacji zamówienia:od 01.01.2021r. do 31.12.2021r.

V.Kryteria oceny ofert w danej części zamówienia:

Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie kryterium oceny ofert, którym jest
Cena – 100%, wg następującego wzoru:

Najniższa zaoferowana cena spośród cen z ofert podlegającej ocenie

K -Ilość pkt przyznana danej ofercie = X 100 pkt

^{Cena ocenionej oferty}

Punktacja przyznana ofercie w Kryterium – Cena, będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc
po przecinku.

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta podlegająca ocenie, która otrzyma największą ilość punktów zgodnie z kryterium oceny ofert, określonym w pkt. 1 powyżej oraz sposobem jego oceny.

VI. Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Zamawiający przyjmuje za prawidłowo podaną przez Wykonawcę cenę jednostkową brutto za wykonanie jednego pochówku w punkcie III przedmiotu zamówienia.

2. Zamawiający do obliczenia ceny oferty przyjął okres 12 miesięcy kalendarzowych oraz prognozowane w tym czasie ilości poszczególnych rodzajów pochówku. Niniejsze wyliczenia będą stanowić podstawę do porównania ofert, dokonania ich oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty.

3. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu za pomocą platformy zakupowej https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

4. Jeden Wykonawca może złożyć jedną ofertę.

5. Oferta musi być sporządzona pisemnie w języku polskim.

6. Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom określonym w zapytaniu ofertowym wraz z załącznikami.

7. W każdym czasie przed upływem terminu przewidzianego na składanie ofert Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę.

8. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu ich otwarcia.

9. Cena oferty musi być podana w złotych, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, cyframi i słownie. Cena – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 z uwzględnieniem
art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 09 maja 2014r. o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j. Dz. U. 2019 poz. 178).

10. Cena oferty to całkowite wynagrodzenie ryczałtowe brutto za wykonanie zamówienia.

11. Cena musi obejmować wszelkie prace i czynności jakie z technicznego punktu widzenia są konieczne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia.

12. Cena oferty obejmuje wszystkie koszty wykonania zamówienia.

13. Ceny nie ulegają zmianie w okresie trwania umowy.

14. Wyliczoną cenę na podstawie opisu przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym,
Wykonawca wpisuje w odpowiednim miejscu formularza ofertowego.

15. Cenę zamówienia Wykonawca ma podać w wartości netto, wyliczyć VAT w złotych,
a następnie poprzez zsumowanie wartości netto i VAT wyliczyć cenę tj. wypełnić Formularz ofertowy.

16. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających.

V. Miejsce i termin składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć na Platformie zakupowej

https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

2. Termin składania ofert wyznacza się na dzień 18.12.2020 r. do godziny 10⁰⁰.

3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 18.12.2020 r. o godzinie 10⁴⁵ w Ośrodku Pomocy Społecznej przy ul. Katowickiej 35.

4. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu przewidzianym na składanie ofert.

VIII. Informacja o sposobie porozumiewania się i przekazywaniu informacji:

1. W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość kontaktowania się z Wykonawcami drogą elektroniczną. Wykonawcy zapytania składają na adres: Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami:

Agnieszka Grabowska – e-mail: agrabowska@ops-sw.pl - w zakresie przedmiotu zamówienia,

Izabela Hyska -e-mail: ihyska@ops-sw.pl - w zakresie procedury.

2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający w przypadku zasadności udzielenia odpowiedzi udzieli odpowiedzi, a treść wyjaśnień zamieści na stroniehttps://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html bez wskazywania źródła zapytań.

3. Zamawiający może zmienić treść zapytania ofertowego i załączników w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert. Dokonując zmiany Zamawiający uwzględnia czas niezbędny na wprowadzenie zmian w ofertach.

IX. Pozostałe informacje:

1. Składając ofertę Wykonawca akceptuje warunki Zamawiającego zawarte w zapytaniu ofertowym wraz z załącznikami.

2. Podczas badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców:

a) wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert;

b) jednokrotnego uzupełnienia oświadczeń i dokumentów.

3. Zamawiający poprawia w ofercie, która podlega ocenie:

a) oczywiste omyłki pisarskie;

b) omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;

c) za zgodą wykonawcy – inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

4. Ocenie nie będą podlegać oferty, które:

a) nie odpowiadają wymaganiom Zamawiającego określonym w zapytaniu ofertowym,
z zastrzeżeniem pkt 2 i 3 powyżej;

b) ich złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

c) zawierają cenę stanowiącą jednocześnie mniej niż 50% średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert i mniej niż 50% kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający uzna, iż możliwe jest wykonanie zamówienia za zaoferowaną cenę, w szczególności na podstawie wyjaśnień Wykonawcy;

d) zostały złożone przez Wykonawców, którzy w terminie 1 dnia od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodzili się na poprawienie omyłek, o których mowa w pkt 3.c. powyżej;

e) zawierają nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania;

f) są nieważne na podstawie odrębnych przepisów;

g) zawierają błędy lub omyłki, które nie podlegają poprawieniu na podstawie pkt 3 powyżej;

h) zostały złożone przez Wykonawców, którzy w sposób zawiniony poważnie naruszyli obowiązki zawodowe, w szczególności, gdy wykonawcy w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonali lub nienależycie wykonali zamówienie, co Zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych;

i) zostały złożone przez Wykonawców, którzy z przyczyn leżących po ich stronie, nie wykonali albo nienależycie wykonali w istotnym stopniu wcześniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego, co doprowadziło do rozwiązania umowy lub zasądzenia odszkodowania;

j) zostały złożone po terminie.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowegojeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego w każdej chwili, bez podania przyczyny.

7. Ogłoszenie o wyborze Wykonawcy zostanie opublikowane w https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

X. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych:

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1),dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

b) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej z siedzibą przy ul. Katowickiej 35, 41-600 Świętochłowice, reprezentowane przez Dyrektora;

c) dane kontaktowe inspektora ochrony danych: Ośrodek Pomocy Społecznej z siedzibą przy ul. Katowickiej 35, 41-600 Świętochłowice e-mail: iodo@ops-sw.pl;

d) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. cRODO w celuzwiązanym
z niniejszym konkursem o numerze referencyjnym3210-7 EU;

e) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona będzie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;

f) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w lit. c powyżej, a po tym czasie przez okres określony przepisami obowiązującego prawa;

g) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym pośrednio w przepisach ustawy Pzporaz z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych;

h) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

i) posiada Pani/Pan:

1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

j) nie przysługuje Pani/Panu:

1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Załącznik:

1. Projekt umowy.