Świętochłowice, dnia 04.12.2020 roku.

Sprawa numer 3210-17

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zapytanie ofertowe na:Dostawa i zakup bonów towarowych dla Klientów korzystających z pomocy społecznej przyznawanej i realizowanej przez Ośrodek Pomocy Społecznej

w Świętochłowicach w formie bezgotówkowych świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej– nr 3210-17

I. Zamawiający:

1. Nazwa i adres Zamawiającego:

Ośrodek Pomocy Społecznej w Świętochłowicach

ul. Katowicka 35, 41-600 Świętochłowice

Strona internetowa:www.ops-sw.pl

2. Komórka organizacyjna:

- przeprowadzająca konkurs ofert – Dział Organizacyjno-Prawny

ul. Katowicka 35, 41-600 Świętochłowice

tel.: 32 2454-860 w 59,

e-mail:ihyska@ops-sw.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia:

Trybem udzielenia zamówienia jest postępowanie zapytanie ofertowe

III. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Realizacja pomocy (zleceniobiorca – beneficjent) następować będzie tylko w towarach, tj. bez rozliczeń pieniężnych. Zleceniobiorca nie wydaje reszty w gotówce.

Bony towarowe będą realizowane w towarach pierwszej potrzeby z wyłączeniem napojów alkoholowych (w tym piwa), papierosów i luksusowych wyrobów czekoladowych.

Wykonawca nie może stosować cen wyższych na artykuły wydawane w ramach realizacji bonów towarowych od cen stosowanych dla innych klientów.

Realizacja talonów musi się odbywać w co najmniej 5 sklepach lub punktach handlowych znajdujących się na terenie Miasta Świętochłowice i spełniających wymogi dotyczące sprzedaży detalicznej artykułów. Czynnych co najmniej od poniedziałku do soboty.

2. Bony towarowe:

1) w nominałach o wartości 10,00 PLN w ilości 500 sztuk

2) w nominałach o wartości 20,00 PLN w ilości 1200 sztuk

3) w nominałach o wartości 50,00 PLN w ilości 1100 sztuk

3. Podana powyżej ilość i wartość bonów jest wartością szacunkową. Zamawiający zastrzega, iż jest możliwe zwiększenie lub zmniejszenie zamówienia w granicach do 20% w stosunku do wskazanej wyżej ilości bonów towarowych oraz przesunięcia ilościowe pomiędzy nominałami bonów i z tego tytułu Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenia finansowe ani prawne.

4. Bony będą dostarczane do siedziby Zamawiającego przez Wykonawcę sukcesywnie co najmniej raz w miesiącu po złożeniu przez Zamawiającego zamówienia wartościowo ilościowego w terminie podanym na zamówieniu, nie dłuższym niż 3 dni robocze.

5. Wykonawca na własny koszt i ryzyko dokona, dostawy przedmiotu zamówienia. Miejscem dostawy bonów towarowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej w Świętochłowicach ul. Katowicka 35.

6. Okres realizacji każdej partii bonów w punktach handlowych wynosi co najmniej 6 miesięcy

od daty przekazania bonów Zamawiającemu.

Kod na podstawie wspólnego słownika zamówień CPV:

- 30199750-2 - Talony

IV. Termin realizacji zamówienia:od 01.01.2021r. do 31.12.2021r.

V.Kryteria oceny ofert w danej części zamówienia:

Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie kryterium oceny ofert, którym jest:

Cena – 30%, wg następującego wzoru:

Najniższa zaoferowana cena spośród cen z ofert podlegającej ocenie

K -Ilość pkt przyznana danej ofercie = X 30 pkt

^{Cena ocenionej oferty}

Punktacja przyznana ofercie w Kryterium – Cena, będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc
po przecinku oraz,

Dostępność punktów realizujących bony – 70%, wg następującego wzoru:

Oferta z największą ilością (dostępnością) punktów handlowych

K -Ilość pkt przyznana danej ofercie = X 70 pkt

^{Oferta badana}

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta podlegająca ocenie, która otrzyma największą ilość punktów zgodnie z kryterium oceny ofert, określonym w pkt. 1 powyżej oraz sposobem jego oceny.

VI. Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu za pomocą platformy zakupowej https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

2. Jeden Wykonawca może złożyć jedną ofertę.

3. Oferta musi być sporządzona pisemnie w języku polskim.

4. Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom określonym w zapytaniu ofertowym wraz z załącznikami.

5. W każdym czasie przed upływem terminu przewidzianego na składanie ofert Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę.

6. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu ich otwarcia.

7. Cena oferty musi być podana w złotych, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, cyframi i słownie. Cena – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 z uwzględnieniem
art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 09 maja 2014r. o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j. Dz. U. 2019 poz. 178).

8. Cena oferty to całkowite wynagrodzenie ryczałtowe brutto za wykonanie zamówienia.

9. Cena musi obejmować wszelkie prace i czynności jakie z technicznego punktu widzenia są konieczne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia.

10. Cena oferty obejmuje wszystkie koszty wykonania zamówienia transport do siedzibie Zamawiającego

11. Ceny nie ulegają zmianie w okresie trwania umowy.

12. Wyliczoną cenę na podstawie opisu przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym,
Wykonawca wpisuje w odpowiednim miejscu formularza ofertowego.

13. Cenę zamówienia Wykonawca ma podać w wartości netto, wyliczyć VAT w złotych,
a następnie poprzez zsumowanie wartości netto i VAT wyliczyć cenę tj. wypełnić Formularz ofertowy.

14. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających.

V. Miejsce i termin składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć na Platformie zakupowej

https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

2. Termin składania ofert wyznacza się na dzień 15.12.2020 r. do godziny 10⁰⁰.

3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 15.12.2020 r. o godzinie 10³⁰ w Ośrodku Pomocy Społecznej przy ul. Katowickiej 35.

4. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu przewidzianym na składanie ofert.

VIII. Informacja o sposobie porozumiewania się i przekazywaniu informacji:

1. W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość kontaktowania się z Wykonawcami drogą elektroniczną. Wykonawcy zapytania składają na adres: Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami:

Agnieszka Grabowska e-mail: agrabowska@ops-sw.pl - w zakresie przedmiotu zamówienia,

Izabela Hyska -e-mail: ihyska@ops-sw.pl - w zakresie procedury.

2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający w przypadku zasadności udzielenia odpowiedzi udzieli odpowiedzi, a treść wyjaśnień zamieści na stroniehttps://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html bez wskazywania źródła zapytań.

3. Zamawiający może zmienić treść zapytania ofertowego i załączników w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert. Dokonując zmiany Zamawiający uwzględnia czas niezbędny na wprowadzenie zmian w ofertach.

IX. Pozostałe informacje:

1. Składając ofertę Wykonawca akceptuje warunki Zamawiającego zawarte w zapytaniu ofertowym wraz z załącznikami.

2. Podczas badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców:

a) wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert;

b) jednokrotnego uzupełnienia oświadczeń i dokumentów.

3. Zamawiający poprawia w ofercie, która podlega ocenie:

a) oczywiste omyłki pisarskie;

b) omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;

c) za zgodą wykonawcy – inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

4. Ocenie nie będą podlegać oferty, które:

a) nie odpowiadają wymaganiom Zamawiającego określonym w zapytaniu ofertowym,
z zastrzeżeniem pkt 2 i 3 powyżej;

b) ich złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

c) zawierają cenę stanowiącą jednocześnie mniej niż 50% średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert i mniej niż 50% kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający uzna, iż możliwe jest wykonanie zamówienia za zaoferowaną cenę, w szczególności na podstawie wyjaśnień Wykonawcy;

d) zostały złożone przez Wykonawców, którzy w terminie 1 dnia od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodzili się na poprawienie omyłek, o których mowa w pkt 3.c. powyżej;

e) zawierają nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania;

f) są nieważne na podstawie odrębnych przepisów;

g) zawierają błędy lub omyłki, które nie podlegają poprawieniu na podstawie pkt 3 powyżej;

h) zostały złożone przez Wykonawców, którzy w sposób zawiniony poważnie naruszyli obowiązki zawodowe, w szczególności, gdy wykonawcy w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonali lub nienależycie wykonali zamówienie, co Zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych;

i) zostały złożone przez Wykonawców, którzy z przyczyn leżących po ich stronie, nie wykonali albo nienależycie wykonali w istotnym stopniu wcześniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego, co doprowadziło do rozwiązania umowy lub zasądzenia odszkodowania;

j) zostały złożone po terminie.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego,jeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego w każdej chwili, bez podania przyczyny.7. Ogłoszenie o wyborze Wykonawcy zostanie opublikowane w https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

X. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych:

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1),dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

b) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej z siedzibą przy ul. Katowickiej 35, 41-600 Świętochłowice, reprezentowane przez Dyrektora;

c) dane kontaktowe inspektora ochrony danych: Ośrodek Pomocy Społecznej z siedzibą przy ul. Katowickiej 35, 41-600 Świętochłowice e-mail: iodo@ops-sw.pl;

d) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. cRODO w celuzwiązanym
z niniejszym konkursem o numerze referencyjnym3210-7 EU;

e) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona będzie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;

f) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w lit. c powyżej, a po tym czasie przez okres określony przepisami obowiązującego prawa;

g) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym pośrednio w przepisach ustawy Pzporaz z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych;

h) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

i) posiada Pani/Pan:

1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

j) nie przysługuje Pani/Panu:

1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Załącznik:

1. Projekt umowy

1. Wykorzystujemy platformę zakupową Logintrade jako narzędzie do kontaktów z wykonawcami.
2. Rejestracja w bazie wykonawców, przeglądanie ogłoszeń oraz składanie ofert handlowych jest bezpłatne.
3. Jeśli nie posiadasz konta na platformie zakupowej Logintrade, zarejestruj się w bazie wykonawców w celu otrzymania loginu i hasła do swojego konta. Jedno konto wykonawcy umożliwia otrzymywanie ogłoszeń od wielu Zamawiających.
4. Regulamin Platformy zakupowej jest dostępny w panelu rejestracyjnym.