Świętochłowice, dnia 16.11.2020.

Sprawa numer 3210-12

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zapytanie ofertowe na:dostawę materiałów eksploatacyjnych do kserokopiarek, drukarek dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach i jednostki podległej wraz z transportem załadunkiem i rozładunkiem– nr 3210-12

I. Zamawiający:

1. Nazwa i adres Zamawiającego:

Ośrodek Pomocy Społecznej w Świętochłowicach

ul. Katowicka 35, 41-600 Świętochłowice

Strona internetowa:www.ops-sw.pl

2. Komórka organizacyjna:

- przeprowadzająca konkurs ofert – Dział Organizacyjno-Prawny

ul. Katowicka 35, 41-600 Świętochłowice

tel.: 32 2454-860 w 59,

e-mail:ihyska@ops-sw.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia:

Trybem udzielenia zamówienia jest postępowanie zapytanie ofertowe

III. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiot zamówienia obejmuje sukcesywną dostawę materiałów eksploatacyjnych, produkowanych przez producenta sprzętu, w którym mają być one zainstalowane.

2. Przedmiot zamówienia obejmuje także transport i wniesienie do magazynu w siedzibie Zamawiającego i jednostki podległej.

3. Jeśli w trakcie eksploatacji zamawiający stwierdzi, że jakość, wydajność lub niezawodność dostarczonych materiałów eksploatacyjnych jest niewłaściwa, wykonawca zobowiązuje się do:

− wymiany produktu na nowy, wolny od wad,

− naprawy na własny koszt urządzenia, jeśli uległo awarii z powodu stosowania dostarczonych materiałów nieodpowiedniej jakości, a na czas naprawy, dostarczenie urządzenia zastępczego o tych samych parametrach technicznych co urządzenie naprawiane,

− ponoszenia kosztów serwisowania urządzeń, jeśli producent tych urządzeń odmówi zamawiającemu wykonywania usług serwisowych z powodu zastosowania materiałów nieodpowiedniej jakości,

− poniesienia kosztów ekspertyzy specjalisty w przypadku, gdy urządzenie ulegnie uszkodzeniu wskutek zastosowania niewłaściwych materiałów.

4. Wszystkie materiały eksploatacyjne muszą posiadać znak firmowy producenta, etykiety zawierające numer katalogowy, pozwalający na zidentyfikowanie danego produktu i termin jego ważności. Zastosowane materiały nie mogą powodować ograniczeń funkcji i możliwości sprzętu oraz jakości wydruku/ kopii wyspecyfikowanych w warunkach technicznych producenta sprzętu.

5. Wykonawca udzieli 24 miesięcznej gwarancji jakości na dostarczone towary.

6. Wykaz urządzeń wraz z ilością niezbędnych do nich materiałów eksploatacyjnych określono w formularzu ofertowym. Ilości materiałów wskazane w formularzu są ilościami orientacyjnymi, ustalonymi na podstawie zużycia w okresie ostatnich 12 miesięcy przed wszczęciem niniejszego postępowania oraz przewidywanego na rok 2021 r. zapotrzebowania, przyjętymi w celu porównania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej.

Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych. Za równoważne oferty, Zamawiający rozumie produkty o parametrach nie gorszych od przedstawionych w opisie przedmiotu zamówienia (treść formularza ofertowego). Pod pojęciem produktu równoważny Zamawiający rozumie materiały:

- kompatybilne z urządzeniami, w których będą wykorzystane,

- posiadające co najmniej takie same lub wyższe parametry jakościowe i wydajnościowe, co materiały zalecone przez producentów urządzeń drukujących (m.in. równowartość pokrycia, rozdzielczości druku, wydajność, niezawodność, temperatura przechowywania, kolor i nasycenie barw),

- nie naruszające praw własności intelektualnej i patentów,

- fabrycznie nowe, pełnowartościowe i nierefabrykowane, wolne od wad technicznych, wyprodukowane wyłącznie ze 100 % nowych komponentów, posiadają wszelkie zabezpieczenia szczelności zbiornika z tonerem oraz dostarczany w oryginalnych opakowaniach producenta,

- których wydajność jest zgodna z normą ISO/IEC 19752 (dot. Drukarek laserowych monochromatycznych), normy ISO/IEC 19798 (dot. Drukarek laserowych), jest co najmniej taka sama jak z materiału oryginalnego zaleconego przez producentów sprzętu.

Wskazanie równoważności oferowanego przedmiotu zamówienia spoczywa na Wykonawcy.

Kody na podstawie wspólnego słownika zamówień CPV:

- 30125110-5 – Tonery drukarki;

IV. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz ocena spełniania tych warunków:

Zamawiający nie określa żadnych warunków udziału w postępowaniu.

V. Kryteria oceny ofert w danej części zamówienia:

1. Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie kryterium oceny ofert, którym jest
Cena – 100%, wg następującego wzoru:

K -Ilość pkt przyznana danej ofercie =najniższa zaoferowana cena spośród cen  z ofert podlegających ocenie  /  cena ocenianej oferty    x 100 pkt

2. Punktacja przyznana ofercie w Kryterium – Cena, będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc
po przecinku.

3. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta podlegająca ocenie, która otrzyma największą ilość punktów zgodnie z kryterium oceny ofert, określonym w pkt. 1 powyżej oraz sposobem jego oceny.

VI. Podstawowe warunki realizacji zamówienia:

1. Dostawa materiałów eksploatacyjnych będzie następować partiami stosownie do potrzeb zamawiającego w całym okresie obowiązywania umowy, określonych co do rodzaju i ilości towaru każdorazowo w zamówieniu jednostkowym. Zamówienie przesłane będzie e-mailem na wskazaną przez Wykonawcę adres. Obowiązkiem Wykonawcy jest niezwłoczne poinformowanie przyjęcia zamówienia.

2. Wykonawca zobowiązuje się przygotować i dostarczyć materiały w ramach każdej zamówionej partii w terminie wskazanym przez zamawiającego.

3. Rodzaj i ilość dostarczonej każdej partii zamówionych materiałów zamawiający określi przekazując wykonawcy zamówienie za pomocą e-maila z wyprzedzeniem co najmniej 3 dni roboczych przed terminem dostawy.

4. Wykonawca dostarczy i wniesie do wskazanego pomieszczenia daną partię artykułów
w terminie do 3 dni roboczych od dnia zgłoszenia zamówienia. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć materiały na własny koszt, w fabrycznych opakowaniach do magazynów zamawiającego, znajdujących się:

− przy ul. Katowickiej 35,

− przy ulicy Imieli 12.

VII. Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu za pomocą platformy zakupowejhttps://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

2. Jeden Wykonawca może złożyć jedną ofertę.

3. Oferta musi być sporządzona pisemnie w języku polskim.

4. Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom określonym w zapytaniu ofertowym wraz z załącznikami.

5. W każdym czasie przed upływem terminu przewidzianego na składanie ofert Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę.

6. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu ich otwarcia.

7. Cena oferty musi być podana w złotych, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, cyframi i słownie. Cena – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 z uwzględnieniem
art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 09 maja 2014r. o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j. Dz. U. 2019 poz. 178).

8. Cena oferty to całkowite wynagrodzenie ryczałtowe brutto za wykonanie zamówienia.

9. Cena musi obejmować wszelkie prace i czynności jakie z technicznego punktu widzenia są konieczne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia.

10. Wyliczoną cenę na podstawie opisu przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu cenowym,
Wykonawca wpisuje w odpowiednim miejscu formularza ofertowego.

11. Cenę zamówienia Wykonawca ma podać w wartości netto, wyliczyć VAT w złotych,
a następnie poprzez zsumowanie wartości netto i VAT wyliczyć cenę tj. wypełnić Formularz ofertowy.

VIII. Miejsce i termin składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć na Platformie zakupowej

https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

2. Termin składania ofert wyznacza się na dzień 24.11.2020 r. do godziny 10⁰⁰.

3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 24.11.2020 r. o godzinie 10⁴⁵w Ośrodku Pomocy Społecznej przy ul. Katowickiej 35.

4. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu przewidzianym na składanie ofert.

IX. Informacja o sposobie porozumiewania się i przekazywaniu informacji:

1. W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość kontaktowania się z Wykonawcami drogą elektroniczną. Wykonawcy zapytania składają na adres:https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

2. Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami :

Izabela Hyska -e-mail:ihyska@ops-sw.pl - w zakresie procedury.

Kamila Kumar – e-mail:kkumar@ops-sw.pl – w zakresie zamówienia

3. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający w przypadku zasadności udzielenia odpowiedzi udzieli odpowiedzi, a treść wyjaśnień zamieści na stroniehttps://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html bez wskazywania źródła zapytań.

4. Zamawiający może zmienić treść zapytania ofertowego i załączników w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert. Dokonując zmiany Zamawiający uwzględnia czas niezbędny na wprowadzenie zmian w ofertach.

X. Pozostałe informacje:

1. Składając ofertę Wykonawca akceptuje warunki Zamawiającego zawarte w zapytaniu ofertowym wraz z załącznikami.

2. Podczas badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców:

a) wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert;

b) jednokrotnego uzupełnienia oświadczeń i dokumentów.

3. Zamawiający poprawia w ofercie, która podlega ocenie:

a) oczywiste omyłki pisarskie;

b) omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;

c) za zgodą wykonawcy – inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

4. Ocenie nie będą podlegać oferty, które:

a) nie odpowiadają wymaganiom Zamawiającego określonym w zapytaniu ofertowym,
z zastrzeżeniem pkt 2 i 3 powyżej;

b) ich złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

c) zawierają cenę stanowiącą jednocześnie mniej niż 50% średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert i mniej niż 50% kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający uzna, iż możliwe jest wykonanie zamówienia za zaoferowaną cenę, w szczególności na podstawie wyjaśnień Wykonawcy;

d) zostały złożone przez Wykonawców, którzy w terminie 1 dnia od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodzili się na poprawienie omyłek, o których mowa w pkt 3.c. powyżej;

e) zawierają nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania;

f) są nieważne na podstawie odrębnych przepisów;

g) zawierają błędy lub omyłki, które nie podlegają poprawieniu na podstawie pkt 3 powyżej;

h) zostały złożone przez Wykonawców, którzy w sposób zawiniony poważnie naruszyli obowiązki zawodowe, w szczególności, gdy wykonawcy w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonali lub nienależycie wykonali zamówienie, co Zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych;

i) zostały złożone przez Wykonawców, którzy z przyczyn leżących po ich stronie, nie wykonali albo nienależycie wykonali w istotnym stopniu wcześniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego, co doprowadziło do rozwiązania umowy lub zasądzenia odszkodowania;

j) zostały złożone po terminie.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowegojeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego w każdej chwili, bez podania przyczyny.

7. Ogłoszenie o wyborze Wykonawcy zostanie opublikowane na platformie przetargowej : https://ops-sw.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html

XI . Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych:

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1),dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

b) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej z siedzibą przy ul. Katowickiej 35, 41-600 Świętochłowice, reprezentowane przez Dyrektora;

c) dane kontaktowe inspektora ochrony danych: Ośrodek Pomocy Społecznej z siedzibą przy ul. Katowickiej 35, 41-600 Świętochłowicee-mail:iodo@ops-sw.pl;

d) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. cRODO w celuzwiązanym
z niniejszym konkursem o numerze referencyjnym3210-7 EU;

e) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona będzie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;

f) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w lit. c powyżej, a po tym czasie przez okres określony przepisami obowiązującego prawa;

g) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym pośrednio w przepisach ustawy Pzporaz z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych;

h) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

i) posiada Pani/Pan:

1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

j) nie przysługuje Pani/Panu:

1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

XII. Załączniki:

Załącznik nr 1 – Wzór umowy